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IT經(jīng)理世界：談?wù)勈潞蟮闹T葛亮
能力的提高往往不是從成功的經(jīng)驗(yàn)中來，而是從失敗的教訓(xùn)中來。在克萊斯勒汽車公司，一位項(xiàng)目經(jīng)理把辭職信交給當(dāng)時的ceo艾科卡·李，表示要對自己所領(lǐng)導(dǎo)項(xiàng)目的失敗負(fù)責(zé)。艾科卡拒絕了，他知道這位項(xiàng)目經(jīng)理還會在汽車行業(yè)繼續(xù)工作，于是說：“我不希望這100萬美元的學(xué)費(fèi)替別的汽車公司交，把教訓(xùn)記下來，這是我們的財(cái)富。”這只是艾科卡帶領(lǐng)克萊斯勒走出困境的一個小插曲，卻令人回味。
許多項(xiàng)目經(jīng)理不注意經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)積累，即使在項(xiàng)目運(yùn)作中碰得頭破血流，也只是抱怨運(yùn)氣、環(huán)境或者團(tuán)隊(duì)配合不好，很少系統(tǒng)地分析總結(jié)，或者不知道怎樣總結(jié)，以至于同樣的問題不斷出現(xiàn)。
可有可無的項(xiàng)目終結(jié)
項(xiàng)目總監(jiān)王深剛進(jìn)公司不久就接到一項(xiàng)任務(wù)，要求他盡快把項(xiàng)目成本估算的準(zhǔn)確度抓一下。由于市場競爭激烈，公司不得不在沒有足夠信息和數(shù)據(jù)的情況下，短時間內(nèi)做出標(biāo)書。這使過去幾個項(xiàng)目的進(jìn)度大大延誤，成本失控，公司管理層對各項(xiàng)目經(jīng)理的信任大打折扣。
王深查看了公司的項(xiàng)目文件檔案，按iso9000管理來看還是比較規(guī)范的。他找來正處于項(xiàng)目收尾階段的項(xiàng)目經(jīng)理李明，請他寫一個項(xiàng)目總結(jié)。要求項(xiàng)目組所有成員都參與總結(jié)，一周之后拿出一份完整的總結(jié)文件。李明的項(xiàng)目比預(yù)定工期晚了1個月，成本比預(yù)算多出10萬元，但與大部分項(xiàng)目相比，這算是做得不錯的了。
頗使王深意外的是，兩天后一份兩頁紙的項(xiàng)目總結(jié)擺在他的辦公桌上，除了項(xiàng)目背景的介紹，就是一些原則性的套話，“加強(qiáng)合作、及時跟蹤”等等，沒有觸及任何實(shí)質(zhì)性問題。毫無疑問，公司的項(xiàng)目經(jīng)理們覺得“總結(jié)”可有可無、無足輕重，但是許多寶貴的經(jīng)驗(yàn)就是這樣白白地丟掉了。也許，靜下心來好好總結(jié)一下，我們可以學(xué)到很多東西。
會議主題：抱怨
不得已，王深親自召集李明的項(xiàng)目組開總結(jié)會。趙雁發(fā)牢騷說：“總結(jié)會不是已經(jīng)開過了嗎？我手上又接了一個電廠項(xiàng)目，馬上要做詳細(xì)設(shè)計(jì)了，這會能不能不開？”王深沒有回答，把李明寫的報(bào)告遞給趙雁，問道：“這些體會，你都清楚嗎？”趙雁掃了一眼，雖然有些不太明白，但還是不以為然地說：“這是項(xiàng)目經(jīng)理的事，我們組員無所謂。況且，大部分項(xiàng)目根本就不寫總結(jié)報(bào)告。想寫也沒有時間！”
“這就是大家沒長進(jìn)的原因！”王深不客氣地說，“超支10萬元是怎樣造成的？是選擇分包商安裝監(jiān)控設(shè)備但又無法控制領(lǐng)料造成的！本想賺取材料差價(jià)，卻沒考慮潛在的風(fēng)險(xiǎn)。”王深接著說：“我聽說以前公司發(fā)生過類似的事情，不幸在我們的項(xiàng)目上又發(fā)生了。要是總結(jié)就這樣草草了事，下次還會有！”
大家逐漸意識到總結(jié)的必要性，聯(lián)想起以往工作，紛紛發(fā)表意見。話匣子一打開，總結(jié)會變成了一個控訴會。
在項(xiàng)目總結(jié)會上，這是常有的事。項(xiàng)目組把所受的委屈，尤其是來自客戶方面的，統(tǒng)統(tǒng)發(fā)泄出來。但結(jié)論往往沒有什么建設(shè)性，大都是“不要相信分包商的承諾、對客戶的無禮要求應(yīng)拒絕”等沒有指導(dǎo)意義的結(jié)論。
王深鼓勵大家暢所欲言，他說：“總結(jié)的意義在于判別結(jié)果和我們預(yù)想的是否一致，以便調(diào)整我們今后做計(jì)劃的方法，為以后的項(xiàng)目工作打基礎(chǔ)。大家最好比較一下項(xiàng)目計(jì)劃和實(shí)際執(zhí)行的差距。”
李明不好意思地說：“我們的計(jì)劃只更新過一次，大家基本不太用。”趙雁插話道：“這是因?yàn)橛?jì)劃與實(shí)際太離譜，連我們自己都不相信它。”
王深并沒有責(zé)怪，他說：“對于新的項(xiàng)目，我們的報(bào)價(jià)、人員安排、進(jìn)度控制大都基于假設(shè)，這很正常。現(xiàn)在我們可以回過頭來，逐一檢查當(dāng)初的假設(shè)與現(xiàn)實(shí)情況的差距。下次同類項(xiàng)目，就可以大大提高計(jì)劃的準(zhǔn)確率，尤其是在成本估算和報(bào)價(jià)策略上，也就能提高中標(biāo)率了。”在王深的提醒下，大家的思路逐漸清晰，原來帶有發(fā)泄意味的各種意見也變得有些系統(tǒng)化了。趙雁覺得大家的建議在新接的項(xiàng)目中就用得上。
王深特別強(qiáng)調(diào)了風(fēng)險(xiǎn)識別意識。他說：“這次在消防審批上的時間比預(yù)計(jì)的要長很多，影響了回款，這應(yīng)該加在風(fēng)險(xiǎn)列表中。”李明補(bǔ)充道：“應(yīng)該盡早更換電纜供貨商，我們一直希望他們能補(bǔ)上進(jìn)度，所以遲遲沒有啟動備選供貨商。雖然最后還是換了，但是耽誤了兩周的工期。”
一份非常不錯的總結(jié)報(bào)告出來了，超過了10頁，特別精彩的是對風(fēng)險(xiǎn)防范中啟動應(yīng)急計(jì)劃的體會以及工程量的估算部分。
成長的煩惱
筆者曾在一家外企工作，看到其完備的計(jì)劃書、風(fēng)險(xiǎn)分析、文檔模板，由衷地感嘆總結(jié)工作的艱辛。許多項(xiàng)目經(jīng)理不是意識不到總結(jié)的重要性，而是疑慮所付出的勞動太多，是不是值得？
一位著名作家在參加亞洲作家筆會之后曾有這樣的感想：我們代表團(tuán)成員的論文動輒就是綜述、概述和趨勢分析，而少有像日本學(xué)者所做的編年史、作家生平考證之類的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)積累。這或許是在中國文化某些領(lǐng)域我們的研究水平反而比海外落后很多的原因吧。
項(xiàng)目管理水平的提高，離不開項(xiàng)目總結(jié)這項(xiàng)基礎(chǔ)工作。這是任何教科書都無法替你做的。如果我們沒有諸葛孔明的前瞻智慧，那么項(xiàng)目總結(jié)上的亡羊補(bǔ)牢或許也能起到勤以補(bǔ)拙的效果。
我們往往只有在自己碰得頭破血流后才真切體會到別人的忠告是多么正確。在經(jīng)歷了無數(shù)的成長的煩惱之后，我們才能體會“不聽老人言，吃虧在眼前”這句老話的味道。
對于管理項(xiàng)目，你還想重蹈覆轍嗎？
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