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對電算化會計檔案安全問題的思考
隨著社會科技的不斷發展，電子計算機技術逐漸被應用到傳統的會計工作中，形成了一種新的會計分支，即會計電算化。會計電算化的應用在很大程度上提高了會計的工作效率，促使會計更加適應當前信息時代下的財務管理。會計電算化是以計算機為主要載體，很多會計信息資料都被保存在計算機中，并通過網絡來實現信息交流與傳遞。然而由于計算機技術與網絡技術自身的缺陷，給電算化會計檔案的管理形成了一定的不安全因素影響，如硬件損壞檔案丟失，或者侵入盜取資料等等。為此，加強電算化會計檔案的管理成為一件迫在眉睫的工作。以下筆者就通過自身工作體會，來對電算化會計檔案的安全管理問題進行思考與探討。
一、電算化會計檔案安全管理的特點
與普通紙質會計檔案相比，電算化會計檔案的管理要更加復雜。這不僅表現在要將所有的會計信息錄入計算機中進行整理歸類，更重要的是要將這些檔案的安全管理工作做到位。具體來講，電算化會計檔案的安全管理存在以下特點：
1.保存的內容種類較多
自我國于1999年開始采用電算化會計檔案管理時起，國家就頒布了相關的法規條例，要求在使用計算機進行會計資料檔案的管理時，除了要在計算機上做好數據保存存儲之外，還需要將某些必要的資料進行打印，以紙質的形式保存備份，以確保會計信息資料的安全。也就是說，在電算化會計檔案的管理中，是需要以電子檔案與紙質檔案共同保管的方式來存儲檔案，這種雙重的會計檔案保管形式雖然增大了會計檔案管理的安全性與可靠性，但在一定程度上增大了管理難度，保存的內容種類較多，包括紙質形式、計算機硬盤形式、光盤形式等硬件，還包括相關數據或財務軟件系統等軟件。
2.表現形式較為特殊
這主要體現在電算化會計檔案管理是需要借助計算機來實現的，這就與傳統的紙質會計檔案管理有著很大的不同。即紙質的會計檔案能夠直接從紙質文件上查看出來，具有很強的直觀性，可以直接查看會計信息資料而無須借助其他的技術方法或硬件設施。但這種傳統的會計紙質檔案保存的信息量較小，且會占用大量的空間，不利于數據的快速查找。而電算化會計的檔案管理則很好的避免了這一問題，其是通過計算機硬件與軟件的相互作用來實現高效的會計信息檔案管理，不但能夠保存大量的信息資料，且易于管理查找，便于管理。不過需要注意的是由于其表現形式較為特殊，對計算機有很大的依賴性，這就為電算化會計檔案管理與保存帶來了一定風險，即若計算機出現故障或問題，極易使計算機內的數據讀不出來，造成會計信息丟失。
3.保管條件較高
電算化會計檔案存儲介質十分精密，電子數據容易因溫度、濕度和其他意外情況而丟失。另外，由于電算化會計檔案集中存儲在計算機硬盤、光盤和磁性等存儲介質中，如果未安全保存，電子數據會非常容易被修改，很難判斷其原始性，需要提高安全保管意識和做好保密措施。電算化會計檔案的安全性、完整性要求更高。電算化會計檔案因其信息的數字化，大大提高了會計檔案的利用效率，便于會計檔案信息的資源共享;但電算化會計檔案具有易破壞，難留痕跡的特點，加大了會計檔案被篡改、破壞的風險。
4.時間長，版本多
隨著會計電算化程度的深入和使用使用時間的推移，不同財務軟件和版本越來越多，需要各個單位的財務部門結合工作實際，精心組織，科學規劃，選擇合適的財務軟件，保證財務軟件工作前后銜接一致和會計檔案的科學管理。
二、當前電算化會計檔案管理工作中存在的安全問題
就目前我國的電算化會計檔案管理現狀來看，管理工作中還存在著很多問題，如管理制度不夠健全、管理人員業務素質不高、對電子檔案不夠重視、計算機系統與網絡系統的安全度不高等等。這些管理問題在一定程度上對電子檔案的安全管理造成了影響，尤其是計算機系統與網絡系統的安全管理問題，更是直接導致了電子會計檔案管理的安全性較低的主要原因。
1.電算化會計檔案管理制度尚不完善。很多單位認為會計電算化僅僅是數據處理工具的變化，對電算化會計檔案的收集、管理、查閱、銷毀仍沿用手工系統的制度;沒有對會計電算化信息系統檔案保管人員的職責作出相應的規定;也沒有采取相應的保障措施來改善保管會計檔案的環境等。
2.檔案管理人員的業務素質不全面。目前很多企業中的檔案管理人員的素質缺少檔案管理應有的專業知識和計算機應用知識，造成電算化檔案管理工作整體水平不高，制約著電算化會計檔案管理工作的順利發展。
3.計算機系統及網絡安全管理問題。計算機技術雖然具備較強的計算機能力與存儲能力，但同時計算機的基本性能也給信息的安全存儲帶來一定影響。這是因為計算機系統中的會計資料、信息數據極易受到人為的篡改，計算機軟件也常常會出現問題導致會計信息丟失，并且很容易被人通過復制等手段盜取信息資料而不留下痕跡，這些都為電算化會計檔案的安全管理造成很大難題。再加上網絡技術的廣泛發展，使得一些很容易侵入電子檔案管理內部竊取、篡改信息數據，或者泄露會計信息，或者利用病毒使計算機癱瘓，導致會計信息數據完全丟失，這也是電子會計檔案管理的主要安全問題。另外，電算化會計檔案信息的存儲質量還與其所在的載體質量、保存環境有著很大關聯。
三、提高電算化會計檔案管理安全的措施建議
為了能夠進一步提高電算化會計檔案管理的安全性，就必須要加強管理，增大對計算機硬件設備與軟件技術應用的投入力度，不斷深化改革，促使電算化會計檔案管理工作制度更加完善，建立相應的檔案歸檔制度、保管制度、定期備份與維護制度以及分權限調用制度等等。并加強對電算化會計檔案管理人員的培訓力度，提高其工作能力與職業道德素養，做好內部人員管理。但最重要的，還是要做好信息技術上的檔案管理工作，在此筆者提出一些安全管理建議，具體如下所示：
1.定期拷貝整理系統中的會計數據。在一定的時間間隔內(如一個會計年度)，把計算機系統中的所有會計數據拷貝存儲到磁性介質或光盤上，從而形成脫離于原計算機系統的會計檔案。財務部門應把財務數據的備份文件保存好并記錄以下內容：檔案形成的時間，會計數據的內容及備份，以使計算機硬件系統在損壞后，能夠在最短的時間內，在最小的損失下恢復原有的會計電算化系統。
2.加強網絡安全管理。建立預防病毒和的安全措施，加強對計算機病毒的預防、檢測以及殺毒工作，切實有效地保障計算機硬件與軟件系統的安全。
3.做好電算化會計系統的保密工作。針對電算化會計檔案具有易于修改、易受破壞且不留痕跡的特點，從計算機程序方面考慮，應設置包括輸入、輸出控制，將源程序與數據加密，設置密碼口令，設置恢復功能、各種操作紀錄等控制功能，在源頭上防范問題的產生。
4.保證存儲介質的存放環境良好。根據會計電算化檔案信息載體的物理特性，在形成這些檔案時應注意雙份數據的備份，注明形成檔案的時間與操作員姓名，存放在兩個不同的地點。注意防潮、防熱、防塵、防磁，對采用磁性介質保存的檔案還應定期進行檢查復制，防止由于磁性介質的損壞導致會計檔案丟失，造成無法挽回的損失。
5.電算化會計檔案要限制利用方式，確保其使用安全。在不能確保安全時要加以限制。電算化會計檔案特點使其在利用活動中的保密與安全問題不好控制。因此要采取更為嚴密的安全措施，避免由于安全問題帶來不可挽回的損失。
四、結束語
電算化會計檔案是信息時代的產物，它的存在是必然的。因此加強電算化會計檔案安全管理，已成為會計檔案管理工作的一項緊迫、復雜、長期的工作，我們應該健全電算化會計檔案管理的法律法規，制定嚴格的內部管理制度，加強對電算化會計檔案的管理和控制，使電算化會計檔案在各項工作中發揮作用。
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