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商務(wù)禮儀的接待流程
議接待服務(wù)是指物業(yè)管理企業(yè)在接待會(huì)務(wù)時(shí)的作業(yè)程序和禮儀規(guī)范。商務(wù)會(huì)議接待、服務(wù)工作是辦公室一項(xiàng)重要工作。下面就是小編整理的商務(wù)禮儀的接待流程，一起來(lái)看一下吧。
會(huì)議是領(lǐng)導(dǎo)組織商討處理重要事務(wù)的組織，領(lǐng)導(dǎo)以及員工要在會(huì)議上商討重要的事情，做出重大決定，往往一個(gè)會(huì)議長(zhǎng)達(dá)幾個(gè)小時(shí)，參會(huì)人員要高度集中精神，所以做好服務(wù)工作尤為重要。
商務(wù)會(huì)議時(shí)間一般要持續(xù)好幾個(gè)小時(shí)，特別是領(lǐng)導(dǎo)要長(zhǎng)時(shí)間的作工作報(bào)告及總結(jié)工作、布置工作，所以按時(shí)給參會(huì)人員倒茶添水等接待服務(wù)的工作顯得十分重要。
一、商務(wù)會(huì)議服務(wù)的籌備
1.與會(huì)議承辦單位負(fù)責(zé)人溝通協(xié)商,詳細(xì)了解會(huì)議的性質(zhì)、會(huì)議內(nèi)容、規(guī)格檔次、舉辦的具體時(shí)間、人數(shù)、場(chǎng)地大小、用餐標(biāo)準(zhǔn)、有無(wú)旅游安排、會(huì)議付款人和付款方式等。
2.會(huì)議服務(wù)負(fù)責(zé)人根據(jù)承辦單位提供的資料,制定詳細(xì)的接待方案。方案包括會(huì)議的活動(dòng)安排、時(shí)間進(jìn)程、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議宣傳等內(nèi)容。
方案確定后,提前2周送遞會(huì)議承辦單位負(fù)責(zé)人及內(nèi)部有關(guān)部門和人員,然后填寫會(huì)議通知。
二、商務(wù)會(huì)議服務(wù)前的準(zhǔn)備
1.會(huì)場(chǎng)布置
1）會(huì)場(chǎng)環(huán)境布置
會(huì)場(chǎng)應(yīng)給人莊重、協(xié)調(diào)、整潔、舒適的感覺(jué),環(huán)境整潔,燈光亮度適中。應(yīng)適當(dāng)擺放室內(nèi)植物,控制適宜的室溫和氣味,選擇桌面插花。根據(jù)會(huì)議內(nèi)容,還應(yīng)通過(guò)一定的物品和手段,渲染與之相配的氣氛。
2）會(huì)議臺(tái)型布置
根據(jù)參加會(huì)議的人數(shù)選擇會(huì)場(chǎng)大小及臺(tái)型布置。小型會(huì)議可采用圓桌或"回"字臺(tái)型;大中型會(huì)議可采用禮堂型或教室型。
2.會(huì)議用品準(zhǔn)備
1)茶杯
須經(jīng)過(guò)消毒,消毒時(shí)間不少于20 分鐘;茶杯、杯蓋無(wú)黃斑、無(wú)缺口;茶杯無(wú)水跡且光亮。
2)玻璃杯
不得有破損和缺口,杯子清潔、光亮、透明,無(wú)指印,并列放在杯墊上。
3)礦泉水
礦泉水瓶無(wú)灰塵,密封完好,瓶?jī)?nèi)無(wú)沉淀物,并在保質(zhì)期內(nèi)。
4)小毛巾
無(wú)斑點(diǎn)和異味,須經(jīng)過(guò)消毒,消毒時(shí)間在20分鐘左右。重要會(huì)議一律用新的小毛巾。冬季毛巾必須保暖。
5)毛巾竹簍
不得有破損,每次使用結(jié)束后,須用熱水浸泡,曬干后保存,以備再次使用。
6)簽到臺(tái)
臺(tái)布無(wú)污跡,無(wú)破損。
7)鮮花
新鮮,無(wú)枯枝、敗葉。
8)熱水瓶
表面清潔光亮,無(wú)水跡,水溫控制在90度以上。
9)掛衣架
清潔完好,無(wú)損壞,無(wú)缺少。
10)文具
筆,油墨飽滿,書(shū)寫通暢;紙本,干凈整潔。
3.設(shè)備設(shè)施準(zhǔn)備
1)接通計(jì)算機(jī)與屏幕的數(shù)據(jù)傳輸線。
2)調(diào)整投影設(shè)備,亮度、大小適當(dāng)。
3)調(diào)試話筒效果。
4)安排攝影、攝像位置。
5)調(diào)節(jié)空調(diào)調(diào)溫器,冬季室內(nèi)溫度控制在18度左右,夏季室內(nèi)溫度控制在22度左右,并在會(huì)前30分鐘左右噴灑適量空氣清新劑,保持室內(nèi)空氣清新。
三、商務(wù)會(huì)議服務(wù)程
1.會(huì)議迎賓服務(wù)
1)會(huì)議開(kāi)始前1小時(shí),迎賓員應(yīng)在會(huì)議室門口立崗迎候參加會(huì)議的客人到達(dá)。來(lái)賓到達(dá)時(shí)應(yīng)引領(lǐng)到簽到處簽到。
2)簽到時(shí),服務(wù)人員應(yīng)主動(dòng)微笑問(wèn)候,詢問(wèn)來(lái)賓工作單位,并示意來(lái)賓在簽到簿適當(dāng)位置簽到,然后引領(lǐng)至?xí)䦂?chǎng)或休息室。
3)迎接來(lái)賓入座時(shí),要面帶微笑,用語(yǔ)禮貌,舉止大方,手、語(yǔ)并用。
4)冬季,對(duì)進(jìn)入會(huì)場(chǎng)的來(lái)賓脫下的衣帽,服務(wù)人員及時(shí)伸手去接,并掛至衣帽架上。
5)提供茶水服務(wù)的順序是先主賓后主人,然后按順時(shí)針?lè)较蛱峁┓⻊?wù)。在客人較多的情況下,1人或多人同時(shí)服務(wù)時(shí),分正反2個(gè)方向,但不可將主人放在最后。
6)添加茶水時(shí),倒至七分滿,并注意客人的動(dòng)態(tài),以免發(fā)生碰撞。服務(wù)過(guò)程中,須忙而不亂,快而穩(wěn)地將茶水送到客人面前。擺放茶杯時(shí),聲音要輕,茶杯須放在賓客的右手位置,同時(shí)杯柄朝后45度,并說(shuō):"請(qǐng)用茶"。
用礦泉水,必須先開(kāi)瓶蓋,再掀杯蓋,倒入礦泉水時(shí),礦泉水瓶不得與杯口接觸,倒至八分滿即可。
2.會(huì)場(chǎng)服務(wù)
1)會(huì)議開(kāi)始后,在會(huì)議室門口掛上"請(qǐng)勿打擾"牌子。
2)會(huì)議開(kāi)始后,會(huì)議服務(wù)員應(yīng)站立在會(huì)場(chǎng)周圍,觀察所負(fù)責(zé)區(qū)域賓客是否需要服務(wù)。
3)服務(wù)員一般不得隨意出入會(huì)議室,確有緊急事項(xiàng),服務(wù)員可用紙條傳遞信息。
4)送茶水等物品時(shí),應(yīng)對(duì)客人說(shuō):"請(qǐng)用茶!" 每隔20分鐘加茶水。
5)會(huì)議頒獎(jiǎng)或邀請(qǐng)嘉賓上臺(tái),由專門禮儀小姐引領(lǐng)。禮儀小姐應(yīng)走在嘉賓左前方1米處,并微笑示意嘉賓注意行走安全。
6)會(huì)議結(jié)束時(shí),服務(wù)員應(yīng)立即開(kāi)啟會(huì)議室大門,并在門口立崗送客,面帶微笑道別。
7)將衣帽架上的衣、帽送還來(lái)賓,注意不可出錯(cuò)。檢查會(huì)議室是否有來(lái)賓遺忘的物品,如有發(fā)現(xiàn)應(yīng)立即交還來(lái)賓或交領(lǐng)班處理。
3.會(huì)議結(jié)束
1)檢查會(huì)議室內(nèi)是否有電器設(shè)備損壞,發(fā)現(xiàn)損壞及時(shí)通知設(shè)備部進(jìn)行修復(fù)。
2)清理會(huì)議桌上的資料、茶杯、毛巾、礦泉水等物品,并送到儲(chǔ)水間進(jìn)行清洗。
3)擺放桌椅,恢復(fù)原樣,進(jìn)行保潔清掃。
4)關(guān)閉所有的照明燈具,空調(diào)調(diào)節(jié)器可微略下降,以備下次會(huì)議使用。
5)關(guān)閉會(huì)議室。
四、會(huì)場(chǎng)服務(wù)的注意事項(xiàng)
1)絕不能因?yàn)榉⻊?wù)站立時(shí)間過(guò)長(zhǎng),而倚靠會(huì)場(chǎng)墻壁或柱子。
2)在會(huì)場(chǎng)服務(wù)時(shí)應(yīng)盡量不干擾討論中的客人或正在發(fā)言的客人。
3)會(huì)場(chǎng)服務(wù)過(guò)程,語(yǔ)言、動(dòng)作要輕,避免影響發(fā)言者。
4)遵守會(huì)場(chǎng)規(guī)定,不得隨意翻閱會(huì)議文件或打聽(tīng)會(huì)議內(nèi)容。對(duì)于所聽(tīng)到的會(huì)議內(nèi)容應(yīng)保密。
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