讓八小時做更多事美文
為什么8小時對你來說永遠不夠用？我們中的大部分人每天都巴不得有三頭六臂去應付工作。如果一天之中，你的工作平均每三分鐘被打斷一次，8小時該如何夠用？
調(diào)查表明：你一旦停下來，就得再花上25分鐘重新去專注一件事情，這就意味著，你閃現(xiàn)的靈光可能轉(zhuǎn)瞬即逝。在所有類似的案例中，有41％的當事人無法恢復到停下之前的工作狀態(tài)。
到底是誰偷走了我們的時間？我們支離破碎的8小時又要怎么合理分配，才能保質(zhì)保量地完成工作？
行政專員Lucy是超級樂天派。她堅信只要出現(xiàn)在辦公室，就肯定能完成當日所有的工作。她總是美美地坐在椅子上，左手是新鮮的甜甜圈，右手是溫熱的拿鐵。她首先開始瀏覽郵件，然后過濾掉一些信息，整合好發(fā)到老板郵箱。接著再傲一堆請示報告。40分鐘后開始著手寫文案，正當靈感突然閃現(xiàn)時，手機鈴聲響起，老板直接問：“現(xiàn)在空著嗎？我們開工作緊急會議！”
Lucy能一直這么樂天下去嗎？她其實也不知道。她只是說自己是那種天生不會說NO的人，所有突然擺在她面前的事她都會一件件地去做好，但某天她猛地發(fā)現(xiàn)，真正屬于自己的時間越來越少，緊張感和壓迫感越來越強。她其實是多么希望在下班后約上朋友去看場電影，但工作多得總是讓她到晚上8點后才能離開公司……
你也有Lucy這樣的困惑嗎？來看專家給出的stepbystep時解決方案。
step1為什么你就不能說NO？
大部分人在突然降臨的任務前都選擇接受，似乎是怕讓對方失望，其實我們是更怕讓自己失望，因為我們都堅信一條——一旦被需要，再苦也要笑。如果我們當時臉上有一絲不爽的表情，這就等于是告訴對方下回別拿這么點小事來麻煩自己。所以被打擾是很糾結人心的`事情。它一方而代表著你被信任，一方面代表你即便被打擾也沒什么大不了的，于是我們似乎只能苦中作樂。
另外一個我們不愿說NO的理由，是怕被認為不合群而擔心受到排擠。的確，與生活或工作伙伴和諧相處非常重要。你需要把每件事都按順序安排好，不然你只能西瓜、芝麻一起丟。
step2事件等級平衡法則
羅列出讓你如臨大敵的各種事情，跟蹤記錄一周，寫下時間、通過何種方式遇到（例如：電子郵件、電話等），然后留意自己完成這些事情所耗費的時間并劃出等級：A代表非常緊急B代表重要但不太緊急C不重要把A等級里所耗費的時間加起來再除以5，得出的時間就是你每天必須騰出的時間。也許，有2-3個人會在任意一個時間來布置任務（你的老板，1個或2個核心小組成員）。如果感覺超過你能應付的極限了，就把時間往后延長些，不要強求自己馬上完成。很多事情是重要的（B等級），正如你小本子里記錄的，它們并沒那么十萬火急，那就等等吧。有時，推遲去做一些事也是值得的，因為你能更專注更高效地完成更重要的事。打破你之前的工作習慣也許很難，但是通過一段時間的“平衡訓練”，相信你很快可以享受前所未有的輕松感覺。
step3與無聊之事絕緣
其實很多事情都很無聊，所以下一步要做的就是過濾它們：
1重新整理你的辦公室。如果辦公室看起來像個咨詢中心，那么就盡可能別弄得那么有親和力吧。
2當你真的需要專注完成某項工作時，就關掉郵件提醒功能。很多資深職場人都會提醒你：上班的第一件事永遠不應該是打開電子郵箱或聊天工具，而是把最清醒的頭腦留給最重要的工作。所謂靠譜的成就感應該是集合所有精力和高度注意力去解決一整天中最關鍵的那幾樣事情。上午10點才去搭理郵件也沒什么大不了的。
3如果你身處管理階層，那么授權給部下來做決策，別總讓自己狼狽地面對泛濫成災的小問題和抱怨。你需要十分清晰的終極目標，然后盡可能創(chuàng)造出一個能讓員工們自由創(chuàng)新的空間，并且明確告知你不在的時候他們擁有哪些權限去做哪些決定。
Seep4巧言應對麻煩
上班時間總有各種各樣的麻煩突如其來，可你還是能有辦法去規(guī)劃它們：
1在任何人都可能突然出現(xiàn)在你面前時請給自己保留出一些“開放式”時間。試著先鎖住一小時，再打開一小時，張弛有度地處理不同程度的事務。
2聊天的開場白，把常用的那句“今天忙嗎”換成“我能為你做些什么”。職場中你更需要的是直奔主題。
3跟同事開會的時候先想清楚你有多長時間來進行。15分鐘，還是半小時？如果是半小時的話，那么你州以試著這么說：“那么現(xiàn)在我先簡單介紹一下進度吧，因為20分鐘后我還有個會……”這種方式能使對方更清楚你目前的工作狀態(tài)，不至于苛求你的完成速度。
4工作進程中被突如其來的事情打斷，你可以花一點時間梳理思路和情緒，預計出所需要的時間。例如，寫一個簡要的備注：30分鐘。如果你正存寫文案，那么用明亮的彩色筆在停頓處做個標記，方便之后繼續(xù)。
當你的時間已經(jīng)合理安排，又何愁沒有閑暇時間去享受一杯咖啡的愜意和一場電影的美好呢？一切盡在掌握中！
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