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商務(wù)信函中英文范文
商務(wù)信函的要求
一 完整
在寫(xiě)信時(shí)，為了避免傳輸錯(cuò)誤信息，務(wù)必使書(shū)信的基本內(nèi)容“按部就班” 、完整無(wú)缺。
例如，在信文中提到收到對(duì)方來(lái)信，或是在末尾落款時(shí)，不可一筆帶過(guò)，而應(yīng)準(zhǔn)確到具體日期。一般要求寫(xiě)明何月何日，必要時(shí)還須寫(xiě)明何年何月何日何時(shí)。
在書(shū)寫(xiě)信封時(shí)，雙方的郵編不可缺少。另外，在書(shū)寫(xiě)收信人及發(fā)信人地址時(shí)，要力求其完整，而不宜采用簡(jiǎn)稱(chēng)。惟有如此，方能確保書(shū)信被及時(shí)送達(dá)，或是因故被退還時(shí)不至于丟失。
二 清楚
書(shū)寫(xiě)信函時(shí)，必須使之清晰可辨。要做到這一點(diǎn)，須注意以下四個(gè)方面：
(1)字跡要清楚，切勿潦草、亂涂亂改。
(2)要選擇耐折、耐磨、吸墨、不洇、不殘、不破的信紙、信封，切勿不加選擇，隨意亂用。
(3)要選用字跡清楚的筆具與墨水。在任何時(shí)候，都不要用鉛筆、圓珠筆、水彩筆寫(xiě)信，紅色、紫色、綠色、純藍(lán)等色彩的墨水也最好別用。
(4)在書(shū)信里敘事表意時(shí)，要層次明、條理清，有頭有尾，切忌天馬行空、云山霧罩，令人疑惑叢生，不知所云。這是寫(xiě)商務(wù)信函要特別注意的一點(diǎn)。
三 簡(jiǎn)潔
寫(xiě)信如同作文一樣，同樣講究言簡(jiǎn)意賅、適可而止。在一般情況下，寫(xiě)信應(yīng)當(dāng)“有事言事，言罷即止” ，切勿洋洋灑灑、無(wú)休無(wú)止。
當(dāng)然應(yīng)當(dāng)避免為使書(shū)信簡(jiǎn)潔而矯枉過(guò)正，走向另一個(gè)極端，過(guò)分地惜墨如金，而使書(shū)信通篇冰冷乏味。
四 正確
在寫(xiě)信時(shí)，不論是稱(chēng)呼、敘事，還是遣詞造句，都必須做到正確無(wú)誤。
在信中，杜絕出現(xiàn)錯(cuò)字、別字、漏字、代用字或自造字，也不要為了省事，而用漢語(yǔ)拼音或外文替代不會(huì)寫(xiě)的字。
在書(shū)寫(xiě)收信人姓名、地址、職務(wù)及尊稱(chēng)時(shí)，不允許出現(xiàn)任何差錯(cuò)。
書(shū)寫(xiě)信封時(shí)，在收信人姓名之后書(shū)寫(xiě)的稱(chēng)呼如“同志” 、“先生” 、“小姐”等等，是專(zhuān)供郵遞員或帶信人使用的，而并非是發(fā)信人對(duì)收信人所用的稱(chēng)呼，因此像“大人” 、“愛(ài)妻” 、“小弟”之類(lèi)的私人稱(chēng)呼，是不宜出現(xiàn)的。
五 禮貌
寫(xiě)信人在寫(xiě)信時(shí)，要像真正面對(duì)收信人一樣，以必要的禮貌，去向?qū)Ψ奖磉_(dá)自己的恭敬之意。其中的一個(gè)重要做法，就是要盡量多地使用謙詞與敬語(yǔ)。
例如，在信文前段稱(chēng)呼收信人時(shí)，可使用諸如“尊敬的” 、“敬愛(ài)的”一類(lèi)提稱(chēng)詞。對(duì)對(duì)方的問(wèn)候必不可少，對(duì)對(duì)方親友亦應(yīng)依禮致意。在信文后段，還應(yīng)使用規(guī)范的祝福語(yǔ)，等等。
商務(wù)信函的格式
商務(wù)信函主要是為開(kāi)展業(yè)務(wù)而用的，其格式與一般書(shū)信有所區(qū)別，主要有：
一 稱(chēng)謂
商務(wù)信函的稱(chēng)謂應(yīng)鄭重，私人信函中過(guò)分親昵的稱(chēng)呼在這里是不適用的。
對(duì)于相對(duì)熟識(shí)的人，你可以稱(chēng)“ × × × 先生”或“ × × × 女士” ，對(duì)于一般熟識(shí)的則可以稱(chēng)其職務(wù)。這里的“熟識(shí)”可以是僅指通信聯(lián)系而從未謀面的情形。西
方此類(lèi)信函在上述稱(chēng)謂的前邊加“親愛(ài)的” ，我國(guó)習(xí)慣上加“尊敬的”一類(lèi)詞。
商務(wù)信函在許多情形下是寫(xiě)給不知姓名的人的，此時(shí)的稱(chēng)呼可以有以下情形：只稱(chēng)其為“先生”或“女士”(或“小姐”) ，且在前邊加上“尊敬的”一類(lèi)字眼以職務(wù)相稱(chēng)，如“經(jīng)理先生” 、“編輯女士” 、“主持人小姐”一類(lèi)均是。此外，這種情況下不能用太過(guò)泛泛的稱(chēng)謂，否則可能收不到良好效果，比如稱(chēng)“有關(guān)人士臺(tái)鑒” ，“有關(guān)人士”就可能覺(jué)得與己無(wú)關(guān)而擱置一邊。當(dāng)然，如果能夠通過(guò)一些渠道打聽(tīng)清楚你要聯(lián)系的人的姓名，要更好一些。
二 結(jié)尾
結(jié)尾的落款要求和開(kāi)頭相對(duì)應(yīng)，開(kāi)頭是哪種關(guān)系程度的稱(chēng)呼，落款也應(yīng)是相應(yīng)的程度。比如，稱(chēng)呼是連姓帶名的“ × × × 先生” ，落款就是連姓帶名的“ × × × ” ;稱(chēng)呼是不帶姓的“ × × 先生” ，落款就不帶姓。大企業(yè)、大單位的商務(wù)信函往往是打印的，但落款處還要有親筆簽名。
三 信箋和信封
一般的企、事業(yè)單位都有自己的專(zhuān)用信箋和信封。對(duì)于高規(guī)格的業(yè)務(wù)活動(dòng)來(lái)說(shuō)，對(duì)此兩項(xiàng)也有比較嚴(yán)格的要求。一般來(lái)說(shuō)，信箋、信封都應(yīng)有單位的名稱(chēng)、徽標(biāo)以及地址、電話(huà)，樣式上應(yīng)穩(wěn)重而具有吸引力，質(zhì)地上盡可能優(yōu)良，印刷上盡可能優(yōu)美，借以表明單位的實(shí)力和形象。
中文商務(wù)信函范文
xx市興達(dá)貿(mào)易有限公司：
貴公司20xx年x月x日函收悉。函中所訴20xx年1月7日《購(gòu)買(mǎi)電腦桌合同》中，所收的35套黃花牌電腦桌部分出現(xiàn)接口破裂一事，深表歉意，此事已引起我方高度重視，現(xiàn)已就此事進(jìn)行調(diào)查。
經(jīng)有關(guān)邵門(mén)查實(shí)：我廠(chǎng)生產(chǎn)的xxxx型黃花牌電腦桌，出廠(chǎng)時(shí)，經(jīng)質(zhì)檢部門(mén)檢驗(yàn)全部為優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品。函中所提的部分電腦桌出現(xiàn)接口破裂，是由于我方工人在出倉(cāng)時(shí)搬運(yùn)不懊造成的。襯貴公司的損失，我公司再次深表歉意，并請(qǐng)貴公司盡快提供電腦桌受損的詳細(xì)數(shù)字及破損程度，以及公證人證明和檢驗(yàn)證明書(shū)，我介司將以最快的速度按實(shí)際損失給予無(wú)條件賠償。 對(duì)此，我們將引以為戒，查找工作中存在的問(wèn)題和不足，制仃改正措施杜絕此類(lèi)事件的發(fā)生。 希望能夠得到責(zé)公司諒解，繼續(xù)保持良好的貿(mào)易往來(lái)關(guān)系。
候復(fù)
xx市光明家具有限公司
英文商務(wù)信函范文
20 May 2003(Date Line 日期)
Kee & Co .， Ltd
34 Regent Street
London ， UK(Inside Address 收信人地址)
Dear Sirs ：(Salutation 稱(chēng)呼)
We have obtained your name and address from Dee & Co . Ltd ， and we are writing to enquire whether you would be willing to establish business relations with us .
We have been importers of shoes for many years . At present ，we are interested in extending our range and would appreciate your catalogues and quotations .
If your prices are competitive we would expect to place volume order on you .We look forward to your early reply .( Body 信文)
Yours faithfully(Complimentary Close 客套結(jié)束語(yǔ))
Tony Smith(Signature Block 簽名欄)
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