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關(guān)于商務(wù)英語書信的格式與結(jié)構(gòu)
我國實(shí)行對外開放以來,對外貿(mào)易得到迅速發(fā)展。WTO的成功加入,使我國的對外貿(mào)易事業(yè)有了突破和發(fā)展。作為對外貿(mào)易中的一種基本的通訊聯(lián)絡(luò)方式,商務(wù)英語書信也得到廣泛應(yīng)用。對于外貿(mào)專業(yè)的學(xué)生以及從事對外貿(mào)易的工作者來說,熟練掌握商務(wù)英語書信的格式與結(jié)構(gòu)并加以應(yīng)用,是不可或缺的一項(xiàng)技能。
商務(wù)英語書信有自己獨(dú)特的格式與結(jié)構(gòu)。雖然現(xiàn)在的人們喜歡標(biāo)新立異,喜歡以一種更隨意、更友好的方式進(jìn)行交往,但是,為了避免寄信方和收信方之間由于格式、結(jié)構(gòu)的不統(tǒng)一而引起的混亂,以及由此而帶來的查找不便、使雙方花費(fèi)不必要的時(shí)間,所以,最安全、最有效的方法就是遵循國際上常用的、約定俗成的格式與結(jié)構(gòu)。一旦選定一種格式與結(jié)構(gòu),最好是堅(jiān)持使用,不能想改就改,想換就換,否則就會(huì)給對方一種不穩(wěn)定、不踏實(shí)的感覺,會(huì)引起一些意想不到的麻煩,有可能最后導(dǎo)致交易的失敗。
一般來說,現(xiàn)在使用的商務(wù)英語書信的格式主要有兩種:傳統(tǒng)的縮頭式(the conventionalindented form) 和現(xiàn)代的齊頭式(the modern blocked form) 。
根據(jù)英國傳統(tǒng)做法,縮頭式要在信文每一段縮進(jìn)五或六個(gè)字母的空間,有時(shí)可能會(huì)縮進(jìn)更多。現(xiàn)在,齊頭式在商務(wù)英語書信中使用得非常普遍。它的突出特點(diǎn)就是所有信的內(nèi)容都從信紙的左邊開始,段落與段落之間要比縮頭式多空出兩到三行,以便于區(qū)分。這種格式被稱作齊頭式(the fullblocked form) 。但是,有時(shí)把日期放在信紙的左邊會(huì)給查找?guī)聿槐?所以,人們使用了一種改良的齊頭式(the modifiedblocked form) ,即把日期放在右邊,而把其他內(nèi)容放在左邊。
一般來說,我們通常使用單行距來布局一封信,這會(huì)使我們所寫的信有一種緊湊感,但有些人在寫短信的時(shí)候,更喜歡用雙行距。
根據(jù)個(gè)人或公司的喜好,可以選擇使用齊頭式或縮頭式。但不論選擇哪一種格式,一般商務(wù)英語書信的結(jié)構(gòu)都包括以下幾部分內(nèi)容:
(1) 信頭(the letter - head)
(2) 案號和日期(the reference and date)
(3) 封內(nèi)名稱和地址(the inside name and address)
(4) 開頭稱呼語(the salutation)
(5) 信文(the message or the body of the letter)
(6) 結(jié)尾敬語(the complimentary close)
(7) 寫信人簽名或簽署(the writer’s signature and designation)
(8) 注意事項(xiàng)(the attention line)
(9) 事由、標(biāo)題(the subject line)
(10) 經(jīng)辦人代號(the reference notation)
(11) 附件(the enclosure)
(12) 抄送(the carbon copy notation)
(13) 附言(the postscript)
在商務(wù)英語書信中,上述每一部分內(nèi)容都有自己固定的位置,包含自己獨(dú)特的內(nèi)容,它們是不能隨意互換的。
信頭所包含的是寫信人的基本情況,包括他的姓名、地址、電話號碼、電傳號碼以及傳真號碼甚至E - mail 地址。信頭在信紙的最上方,有的公司把信頭直接印在所使用的信紙上。質(zhì)量優(yōu)良的信紙以及一個(gè)整潔、勻稱的信頭,可以展示一個(gè)公司的風(fēng)采,增強(qiáng)公司的信譽(yù)。
案號是寫信時(shí)所給的、以便查詢的字母或數(shù)字。經(jīng)常以“Our ref”和“Your ref”來區(qū)分。它的位置一般是在信頭的右邊。而日期在信頭以下三行或四行,不管是齊頭式還是縮頭式,一般把日期放在右端,這可起到行尾的作用,使信看上去更整齊。在商務(wù)英語書信中,日期一定要寫全,不能用數(shù)字的形式,因?yàn)槊绹陀娜掌跇?biāo)示法是不同的。英國的日期標(biāo)示法是“24thMarch. 2002”, 而美國的日期標(biāo)示法則是“March24 ,2002”。月、日的后面用逗號,年份后面不用標(biāo)點(diǎn)。
封內(nèi)名稱和地址即收信人的名稱和地址,要放在信紙的左上方,在日期以下三行或更多行,這可根據(jù)信的長短來定。
封內(nèi)名稱和地址要用齊頭式,
緊靠信紙的左邊,這樣會(huì)使信看上去整齊。
開頭稱呼語是寫信人開始信文的禮貌用語,一般商務(wù)英語書信中多用Dear Sir , Dear Sirs 或Gentlemen ,并且獨(dú)立成行,在封內(nèi)名稱和地址以下三行。在Dear Sir 或Dear Sirs 后面用逗號,而在Gentlemen 后面用冒號。
信文是實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容,信文的書寫要求是簡潔、清晰、禮貌;語法正確,切中要點(diǎn);段落劃分明確,每段集中于一個(gè)話題;打印準(zhǔn)確,布局要有藝術(shù)性,使你的信件看上去賞心悅目。尤其注意頁邊空欄,它是信文的框架。信文多用單行距,有些短信可用雙行距。
結(jié)尾敬語是信件結(jié)束時(shí)的一種禮貌用語。它只是一種禮貌用語,在信中沒有實(shí)際意義,傳統(tǒng)使之成為必須,并已成為習(xí)慣,所以一直沿用至今。傳統(tǒng)的結(jié)尾敬語有: Yours faithfully , Yours truly(多用于美國) 等,也有人用倒裝的Faithfullyyours , Truly yours 等。結(jié)尾敬語必須和信文緊連一起,不能分開,更不能把它單獨(dú)放到另一頁。如遇此種情況,則信件必須重新安排、打印。
簽署是寫信人或其所代表公司的名稱或標(biāo)記。公司名稱可以打印,而主管人簽名則必須是手寫,兩者都不可用印章代替。這部分在結(jié)尾敬語以下三行,大約留出五行或更多的空間。
注意事項(xiàng)的習(xí)慣用語是:For the attention of 或簡單的Attention ,下面一般要加上橫線。當(dāng)信件是寫給特定的人或主辦部門時(shí),則用此用語。它在開頭稱呼語以上兩行。除齊頭式外,可放在信文以上中間。
事由或標(biāo)題在開頭稱呼語以下兩行,下加橫線,除齊頭式外,一般放在信文以上中間。經(jīng)常是用一詞或簡單的幾個(gè)詞來表示信文的主題,讓收信人先對所談內(nèi)容有所了解。
經(jīng)辦人代號在簽署以下兩行。是打字員名字的首字母縮寫,可用小寫,也可用大寫。
附件在經(jīng)辦人代號以下兩行。寫信人可標(biāo)示出一個(gè)或多個(gè)信中所提到的附件。經(jīng)常使用的形式有: Enclosure , Enclosures ,Encl. ,Enc. 等。
抄送在附件以下兩行。抄送有明、暗兩種方式。明示的標(biāo)記為cc ,后面加上收件人或公司的名字,可打印在原件和復(fù)印件上。暗示的標(biāo)記為bcc ,后加收件人或公司的名字,只打印在復(fù)印件上,并且只有寫信人和收信人知道。
附言在抄送以下兩行。如寫信人想增加些信中忘記提到的內(nèi)容,可用此方式,但應(yīng)盡量避免使用。因?yàn)樗赡軙?huì)給人一種錯(cuò)覺,即在寫信前,你未能很好地安排你的信件。這可能會(huì)影響到你的信譽(yù)。
在上述十三部分內(nèi)容中,前七部分是每一封商務(wù)英語信件所必需包含的內(nèi)容,而后幾部分則是可有可無的。
總之,當(dāng)你書寫商務(wù)英語書信的時(shí)候,必須謹(jǐn)記:選定一種格式,堅(jiān)持使用,不能變來變?nèi)?結(jié)構(gòu)中的內(nèi)容要安排合理得當(dāng),所必需的七部分內(nèi)容一個(gè)都不能少。布局好的信件是雙方交易的好的開始。一封布局優(yōu)雅、端莊勻稱的信件,會(huì)留給人一種良好的印象,促進(jìn)雙方的進(jìn)一步往來,直至交易的達(dá)成。
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