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會議紀要寫作技巧

時間:2025-07-17 18:16:39 少芬 會議紀要 我要投稿

會議紀要寫作技巧

  在日常的學習、工作、生活中,會議紀要在處理事務上使用的情況越來越多,會議紀要一般采用第三人稱寫法。那么擬定會議紀要真的很難嗎?下面是小編為大家收集的會議紀要寫作技巧,歡迎閱讀,希望大家能夠喜歡。

會議紀要寫作技巧

  會議紀要寫作技巧:

  1、明確會議宗旨,突出中心。

  一次工作會議,涉及的問題很多。在寫會議紀要時,必須抓住會議所集中解決的幾個主要問題,形成紀要的中心,切不可面面俱到。同時,一次工作會議,在具體討論中必然會產生幾種不同意見,不能把這些意見都納入會議紀要,而應根據會議的宗旨,分析綜合各種意見,集中反映符合會議中心要求的多數人的一致意見,同時,也要注意吸收少數人正確的意見。對反映會議中心議題的正確意見,可采用“會議聽取了”、“會議討論了”、“會議研究了”、“會議認為”、“會議決定”、“會議指出”、“會議強調”等提法,加以集中概括、簡明扼要地反映出來;對有分歧的意見,如屬研討性質的會議可寫進會議紀要中去。

  2、講究用語,注意條理。

  要按照會議紀要的不同用途,恰當地使用不同的用語。上報的會議紀要,就應使用對上的語氣,如“會議討論了以下幾個問題”、“會議考慮”等;下發的會議紀要,則可用“會議決定”、“會議要求”、“會議強調”、“會議號召”等。

  同時要注意條理化、理論化。這是會議紀要與會議記錄的一個主要區別。會議記錄一般要把每個人的發言盡量客觀、詳細地記錄下來,而會議紀要則需要有一個對會議討論意見的綜合、分析、整理加工的過程,這個過程也就是條理化、理論化的過程。所謂條理化,就是要對會議討論的意見,分類歸納,層次清晰;所謂理論化,就是要對會議討論的意見,盡力給予理論上的概括,提綱挈領,畫龍點睛。當然條理化、理論化,并不是脫離會議實際,搞虛假的“粉飾”和“拔高”。

  3、忠實于會議精神,做好記錄。

  會議記錄必然要依據會議的實際內容,不能隨心所欲地增減或更改內容,不能添枝加葉。在寫作當中,感到有的地方必須有所增減時,要經主要領導同意,必要時還應在一定范圍內征求有關人員的意見。

  會議記錄是產生會議紀要的基礎,也是整理會議紀要的原始性主要素材之一。只有認真做好會議記錄,才有利于會議紀要的整理,并保證紀要的質量,做到準確無誤。

  會議紀要的寫作方法

  1.會議紀要的概念

  會議紀要是一種記載和傳達會議基本情況或主要精神、議定事項等內容的規定性公文。

  會議紀要具有指導性、紀實性、概括性的效果。

  2.會議紀要的分類

  就性質可分為辦公室會議紀要和專項會議紀要;就表述形式可分為決議式紀要,概述式紀要和記錄式紀要;

  根據內容可分為決議性紀要和綜合性紀要。

  3.會議紀要的結構

  分標題、正文、落款三部分。

  (1)標題。會議紀要的標題一般由會議名稱和文種兩項構成。

  (2)正文。包括前言、主體、結尾三項內容。

  前言概括交代會議的名稱、時間、地點、參加人、主持人、會期、形式等組織情況,說明主要議題,然后用“現將這次會議討論的主要問題綜述如下:”

  主體是會議紀要的核心內容,主要反映會議情況和會議結果。寫作時要注意緊緊圍繞中心議題,把會議的基本精神,特別是會議形成的決定、決議,準確地概述清楚。

  結尾即會議紀要的結束語,一般是向收文單位提出希望和要求,有的會議紀要沒有結尾部分,主體內容寫完,全文就結束。

  (3)落款。包括署名和時間兩項內容。署名只用于辦公室會議紀要,署上召開會議的領導機關的全稱,下面寫上成文的年、月、日期,加蓋公章,一般會議紀要不署名,只寫成文時間,加蓋公章。

  會議紀要實用的寫作技巧:

  一、會前準備:打好基礎

  1. 明確會議核心信息

  提前掌握會議的主題、議程、參會人員(姓名、職務)、時間、地點,在紀要開頭清晰列出,方便讀者快速了解會議基本框架。

  示例:

  會議主題:2024年第三季度銷售目標調整會議

  參會人員:總經理張XX、銷售部李XX、市場部王XX(共8人)

  會議時間:2024年7月15日9:00-11:30

  會議地點:公司第一會議室

  2. 準備記錄工具

  除紙筆外,可使用錄音設備(需提前征得同意)輔助記錄,避免遺漏關鍵信息;也可提前制作“會議紀要模板”,按“議題—發言要點—決議”分欄,提高記錄效率。

  二、會中記錄:抓住重點

  1. 聚焦“三要素”

  記錄時圍繞以下核心內容,避免流水賬:

  討論的核心問題:每個議題的爭議點、分歧點是什么?

  關鍵發言:領導的指示、部門的意見、專家的建議(優先記錄具體觀點,而非客套話)。

  達成的決議:包括待辦事項、責任部門/人、完成時間、驗收標準。

  示例:

  議題:關于開拓華南市場的方案

  發言要點:

  銷售部李XX:建議先調研廣州、深圳消費群體偏好,10月前完成報告。

  市場部王XX:反對盲目擴張,需先評估現有團隊承載力。

  決議:

  責任部門:銷售部+市場部(聯合)

  任務:8月30日前完成華南市場可行性分析報告,9月5日提交評審。

  2. 區分“事實”與“觀點”

  對參會者的發言,明確標注“事實陳述”(如“上半年銷售額同比下降5%”)和“個人觀點”(如“建議增加線上推廣預算”),避免混淆。

  三、會后整理:規范成文

  1. 結構清晰,邏輯連貫

  按“會議概況—議題討論—決議事項—其他補充”的邏輯組織內容,每個議題單獨成段或分點,使用序號(一、二、三)+小標題劃分層次,方便查閱。

  示例:

  一、會議概況(略)

  二、主要議題及討論情況

  (一)關于產品迭代進度

  1. 技術部匯報:原定9月上線的新功能因芯片供應延遲,可能推遲至10月。

  2. 參會人員討論:……

  (二)關于客戶投訴處理機制

  ……

  三、決議事項(列表呈現,一目了然)

  2. 語言簡潔,去“口語化”

  去掉發言中的冗余詞匯(如“嗯”“大概”“我覺得吧”),將口語轉化為書面語:

  口語:“張總說,這個事兒得銷售部先拿出方案,月底前給我就行。”

  書面:“張總指示:由銷售部牽頭制定方案,于7月31日前提交。”

  3. 明確“待辦事項”,突出可執行性

  對決議中的任務,用“誰(責任方)+做什么(具體事項)+何時完成+如何衡量”的格式記錄,避免模糊表述。

  反例: “各部門做好成本控制。”

  正例: “財務部:8月20日前完成各部門成本核算細則,明確超支預警閾值,報總經理審批。”

  4. 核對細節,確保準確

  人名、職務、數據、時間等關鍵信息必須反復核對,避免錯別字(如“截止”vs“截至”)。

  對有爭議但未達成共識的內容,需注明“暫未決議,待下次會議討論”,不擅自替會議下結論。

  四、格式規范:符合文書要求

  1. 標題:簡明扼要,體現會議核心(如“關于XX項目啟動會議的紀要”“XX部門周例會紀要”)。

  2. 落款:注明“記錄人:XXX”“審核人:XXX”及成文日期,重要會議需參會人員簽字確認(或注明“與會人員均同意本紀要內容”)。

  3. 分發范圍:明確紀要抄送的部門/人員(如“抄報:總經理;抄送:銷售部、財務部、行政部”)。

  五、注意事項

  - 及時性:會議結束后24-48小時內完成紀要,避免因記憶模糊導致信息偏差。

  - 保密性:涉及商業機密、敏感信息的紀要,標注“內部機密”,控制分發范圍。

  - 存檔規范:按會議時間或議題分類存檔,電子版命名清晰(如“20240715-銷售會議紀要”),方便后續追溯。

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