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商務函寫作指南

時間:2020-11-13 19:41:58 公函 我要投稿

商務函寫作指南

  1、稱呼稱呼是寫信人對受信人的尊稱,主要依據(jù)相互間的隸屬關系、親疏關系、尊卑關系、長幼關系等而定,一般都用“敬語+稱謂”的形式組成。如:“尊敬的王總經(jīng)理”、“親愛的劉主任”、“尊敬的董事長先生閣下”等。對某些特殊的內(nèi)容或與境外華文地區(qū)的人員往來還可加上“提稱”如:“尊敬的王博士總經(jīng)理海成先生臺鑒”、“親愛秘書明玉小姐雅鑒”等等。

商務函寫作指南

  (頂格寫,后面加冒號。)

  2、啟詞啟詞是信文的'起首語,可有多種表示法。如問候式的“您好”、“別來無恙”;思懷式的“久不通信,甚為懷想”、“去國半載,諒諸事順遂”等;贊頌式的“新春大吉”、“開張大吉”等;承前式的“上周曾發(fā)一傳真件,今仍具函,為××事”,“貴公司×月×日賜函已悉”等等。不分對象,不論內(nèi)容,一律以“您好”為書信之啟詞,實在極不恰當。此外,公務書信的啟詞還可用“茲為、茲因、茲悉、茲經(jīng)、茲介紹、茲定于”;“頃聞、頃悉、頃獲”;“欣聞、欣悉、欣逢、值此”,以及“據(jù)了解、據(jù)報、據(jù)查實”等一系列公文用語,以提領全文。(在稱呼下面另起一行,前空兩格!)

  3、正文正文是書信的主體,是書信能否達到寫信人理想效果的關鍵。一封信可以專說一件事,也可以兼說數(shù)件事,但公務書信應該一文一事。正文要清楚、明了、簡潔,并注意情感分寸,不應有昵褻輕狂之嫌,也不可顯侮蔑輕慢之意。

  (在啟詞下面另起一行空兩格。)

  4、酬應過渡正文結束時,可寫幾句酬應性的話作為全文的過渡。如“我方相信,經(jīng)過此次合作,雙方的友誼將有進一步發(fā)展”。又如“再次表示衷心的感謝”或“代向公司其他同志問候”等等。也有用公務書信的常用結語過渡,如“特此函達、特此說明、特此重申、特此函詢、特此致歉”,或“肅此專呈、肅此奉達”,也有“特此鳴謝、敬請諒解、尚祈垂察、務請函復、至希鑒諒”,以及“承蒙惠允、承蒙協(xié)辦、承蒙惠示、不勝榮幸、不勝感激”等等。

  (過渡一下更符合禮儀規(guī)范)

  5、祝頌詞書信的最后,寫祝頌詞是慣例。由于寫信人與受信人的關系各有不同,書信內(nèi)容各有不同,祝頌詞的寫法便呈多種多樣。誠祝生意興隆”等等,有時,往往用簡單的一兩句話,寫明希望對方答復的要求。如“特此函達,即希函復。”同時寫表示祝愿或致敬的話,如“此致敬禮”、“敬祝健康”等。祝語一般分為兩行書寫,“此致”、“敬祝”可緊隨正文,也可和正文空開。“敬禮”、“健康”則轉(zhuǎn)行頂格書寫。

  6、簽署書信的簽署以寫信人全名為要,不能只簽個姓氏或習慣稱呼,如“老王、小王、小李、張主任、趙經(jīng)理”等,而要完整地寫成“××部主任張金水”、“××公司經(jīng)理王富成”或者“××公司辦公室秘書李倩”、“××部業(yè)務員劉震”等。今天,許多書信都以計算機制成,但即使已打印了姓名,仍應再以手書簽署一遍,這既表信用,亦示誠意。對某些特殊對象,署名后應有具名語,如“謹上、謹呈、敬述”等,以表示對受件者的尊重。

  (通常中文信函寫在結尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置,但一般e-mail商務信函也可靠左)以單位名義發(fā)出的商業(yè)信函,署名時可寫單位名稱或單位內(nèi)具體部門名稱,也可同時署寫信人的姓名。

  7、日期日期明確本是應用文寫作的基本要素,書信自然不可缺了這一項。日期必須準確,表現(xiàn)出寫信人的負責態(tài)度,而萬一記錯日期,也許會因此而誤事。(寫信日期—般寫在署名的下一行或同一行偏右下方位置。)

  【商務函的范文】

  商務公函范文

  ×公司:

  貴方有關保險事宜的6月25日來函知悉,特函告如下:

  一、綜合險。在沒有得到我們顧客的明確指示的情況下,我們一般投保水漬險和戰(zhàn)爭險。如貴方愿投保綜合險,我方可以稍高的保費代保此險。

  二、破碎險。破碎險是一種特別保險,需收取額外保費。該險現(xiàn)行保險費率為2%,損失只賠超過5%的部分。

  三、保險金額。我方注意到貴方欲為裝運給貴方的貨物按發(fā)票金額另加10%投保,我方當照此辦理。

  我方希望上述答復將滿足貴方的要求,并等候貴方的答復。

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